Votre comptable saisit les factures, votre expert-comptable produit le bilan une fois par an, mais qui pilote vraiment votre finance au quotidien ? Qui vous dit combien il y aura sur votre compte dans 3 mois ?
Pour la plupart des dirigeants que j'accompagne, la réponse est : personne.
C'est la réalité que je retrouve à chaque fois que j'arrive dans une nouvelle entreprise. Des dirigeants compétents, qui connaissent leur métier sur le bout des doigts, mais sans aucune visibilité sur leurs propres chiffres.
Structurer sa fonction finance, ce n'est pas réservé aux grandes entreprises. C'est une nécessité dès que votre PME commence à grandir. Ça ne se fait pas du jour au lendemain. Le point de départ dépend de votre taille.
Voici comment procéder selon votre stade de développement.
La fonction finance dans une PME : bien plus que la comptabilité
Beaucoup de dirigeants pensent que leur expert-comptable s'occupe de tout. C'est la confusion la plus fréquente (et elle coûte cher).
Votre expert-comptable s'occupe de la conformité : il enregistre ce qui s'est passé, produit les bilans, les déclarations fiscales. C'est indispensable, mais ce n'est pas du pilotage.
La plupart des PME s'arrêtent là. Elles n'ont ni suivi de marges au quotidien, ni tableaux de bord mensuels. Ce niveau, le contrôle de gestion, est souvent celui qui manque. C'est lui qui vous dit si un chantier ou un client vous coûte de l'argent avant que ça devienne un problème.
Le DAF, lui, travaille sur la projection : trésorerie à 12 mois, aide à la décision sur les investissements et les projets de croissance. C'est un autre métier.
Votre expert-comptable vérifie que les comptes sont justes. Un DAF vous aide à décider ce que vous faites l'année prochaine. Les deux sont complémentaires. La distinction entre les deux est détaillée ici : DAF externe et expert-comptable : quelle différence ?
Stade 1 – Vous avez entre 10 et 50 salariés
À partir de 10 personnes, les premières failles apparaissent. L'activité grossit, la masse salariale aussi.
Votre expert-comptable produit votre bilan, mais ne suit pas votre trésorerie au quotidien. Vous prenez des décisions importantes (recruter, investir) sans vraiment savoir si vous avez les moyens. Parfois, vous découvrez les difficultés 48 heures avant l'échéance.
C'est ici que la structuration de votre fonction finance devient nécessaire.
- Commencez par un prévisionnel de trésorerie sur 12 mois, mis à jour chaque mois. Si vous ne savez pas ce qu'il y aura sur votre compte dans 3 mois, vous naviguez sans visibilité.
- Les tableaux de bord doivent être adaptés à votre métier. Pas des tableaux génériques impossibles à lire : des indicateurs qui ont du sens pour votre activité. Pour le BTP : rentabilité par chantier. Pour les services : taux d'occupation.
- La comptabilité analytique permet de connaître vos vraies marges par activité ou par client. Beaucoup de dirigeants pensent que tous leurs chantiers sont rentables. En réalité, certains plombent leur marge globale sans qu'ils le sachent.
- Le CODIR mensuel avec des données financières fiables, c'est ce qui permet de prendre des décisions collectives sur des bases solides.
Votre expert-comptable ne fera pas ce travail (ce n'est pas son rôle). Recruter un DAF salarié à 100 000 € par an est disproportionné à ce stade. La solution la plus adaptée : un DAF à temps partagé, 1 à 3 jours par mois.
C'est ce qu'a vécu Pierre, dirigeant d'une PME du BTP avec 15 personnes et environ 2 millions d'euros de CA. Pendant des mois, il pensait que tout allait bien. Son compte bancaire était au vert, les salaires passaient, son banquier ne s'inquiétait pas.
Puis son expert-comptable lui présente le bilan 12 mois après la clôture. Une perte de 50 000 €. Pierre tombe des nues.
On a mis en place un suivi de rentabilité par chantier. Avant, il découvrait 6 mois après la fin des travaux si un chantier avait été rentable ou non. Impossible d'ajuster en cours de route. Maintenant, il suit la rentabilité en temps réel et peut réagir pendant les travaux si les coûts commencent à déraper. Plus jamais de mauvaise surprise au bilan.
Stade 2 – Vous dépassez 50 personnes
Votre équipe finance commence à exister : une ou deux personnes en comptabilité, parfois un assistant administratif et financier. L'activité financière est plus dense. Il faut un pilotage plus structuré et manager cette équipe au quotidien.
À ce stade, un contrôleur de gestion ou un RAF en interne devient nécessaire pour gérer le quotidien de l'équipe. Les outils de pilotage aussi évoluent : un ERP, Finthesis ou Power BI pour avoir des données fiables en temps réel. Le lien entre votre DAF et votre expert-comptable doit être structuré pour assurer la cohérence entre pilotage et conformité.
La vraie question, à ce stade, est celle-là : DAF salarié ou DAF à temps partagé ? Si vous avez besoin d'une présence quotidienne pour manager une équipe de 3 personnes ou plus, le DAF salarié devient pertinent. Si le volume ne justifie pas encore une présence tous les jours, un DAF à temps partagé avec une présence renforcée peut suffire.
Les 5 erreurs à éviter en structurant votre fonction finance
D'une PME à l'autre, certaines erreurs reviennent presque toujours.
Confondre comptabilité et pilotage
Votre comptable saisit les écritures et votre expert-comptable produit le bilan. Entre les deux, personne ne pilote votre trésorerie au quotidien. Si vous attendez le bilan annuel pour savoir où vous en êtes, vous avez 12 mois de retard.
Attendre que ça devienne urgent
Quand vous ressentez le besoin de structurer votre fonction finance, vous avez déjà plusieurs mois de retard. La structuration se construit dans la durée. Si vous attendez les premiers symptômes, il est souvent trop tard pour ajuster facilement.
Recruter trop vite un DAF salarié
Entre 10 et 50 personnes, recruter un DAF salarié à 80 000-120 000 € par an est disproportionné. Vous payez une présence à temps plein pour un besoin de quelques jours par mois. C'est un coût injustifié qui peut fragiliser votre trésorerie.
Laisser tous les process dans la tête d'une seule personne
Si tout le pilotage financier repose sur une seule personne sans documentation, son départ vous met en panique totale. Structurer, c'est aussi documenter : qui fait quoi, comment, avec quels outils, à quelle fréquence.
Piloter avec le solde bancaire
C'est l'erreur la plus classique et la plus dangereuse. Un solde bancaire ne prédit rien. Un compte au vert aujourd'hui peut cacher une tension sérieuse dans 30 jours. Ces erreurs et d'autres sont détaillées ici : 5 erreurs que corrige un DAF externe dans une PME.
Par où commencer concrètement ?
Deux questions pour faire un premier diagnostic :
- Savez-vous combien il y aura sur votre compte dans 3 mois ?
- Connaissez-vous vos marges réelles par chantier ou client ?
Si vous répondez "non" aux deux, votre fonction finance n'est pas encore structurée. C'est normal : la plupart des dirigeants que j'accompagne en sont là quand on commence à travailler ensemble.
Voici la feuille de route selon votre stade.
L'important, c'est de commencer. Une chose après l'autre. Commencez par la trésorerie : c'est toujours la première urgence. Comme je le dis souvent : "la trésorerie, c'est la vie." Construisez ensuite votre vision mensuelle. La rentabilité par chantier ou par client vient en dernier, quand les bases sont posées.
Prêt à structurer votre fonction finance ?
La structuration se fait par étapes. En dessous de 50 salariés, un DAF salarié à temps plein est rarement la bonne réponse. Un DAF à temps partagé couvre la plupart des besoins à ce stade.
Chez Ataraxie Gestion, on commence toujours par la trésorerie et les indicateurs propres à votre activité. Un audit de 2 jours suffit souvent à identifier les priorités.
